Formal Email schreiben im Englisch-Abitur - Business Communication
Formal Letter und E-Mail in deinem Bundesland üben
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Was ist eine Formal Email?
Eine Formal Email ist ein geschäftlicher oder offizieller Brief in elektronischer Form. Im Englisch-Abitur sollst du oft eine formelle Email schreiben – z.B. an eine Firma, Universität oder Behörde.
🎯 Typische Aufgabenstellungen:
- "Write a formal email to [Company/University] about..."
- "You want to apply for a job. Write an email to..."
- "Complain about a product/service in a formal email."
- "Request information about..."
Unterschied: Formal vs. Informal Email
| Aspekt | Formal Email | Informal Email |
|---|---|---|
| Anrede | Dear Mr Smith / Dear Sir or Madam | Hi Tom / Hey! |
| Ton | Höflich, sachlich, distanziert | Locker, persönlich |
| Sprache | Keine Contractions ("I am", "do not") | Contractions OK ("I'm", "don't") |
| Schluss | Yours sincerely / Yours faithfully | Best wishes / Cheers / See you |
Aufbau einer Formal Email
1. Subject Line (Betreffzeile)
Die Subject Line muss kurz und präzise sein:
Beispiele:
- Application for the Position of Marketing Manager
- Complaint about Order #12345
- Request for Information about Your Products
- Inquiry Regarding University Admission
2. Salutation (Anrede)
Die Anrede hängt davon ab, ob du den Namen kennst:
Name bekannt:
• Dear Mr Smith, (Mann)
• Dear Ms Jones, (Frau, neutral)
• Dear Dr Brown, (Titel benutzen!)
Name unbekannt:
• Dear Sir or Madam,
• To Whom It May Concern,
⚠️ Wichtig: Im Britischen Englisch steht ein Komma nach der Anrede, im Amerikanischen ein Doppelpunkt (Dear Mr Smith:). Beide Varianten sind im Abitur OK – bleibe konsistent!
• Dear Mr Smith, (Mann)
• Dear Ms Jones, (Frau, neutral)
• Dear Dr Brown, (Titel benutzen!)
Name unbekannt:
• Dear Sir or Madam,
• To Whom It May Concern,
⚠️ Wichtig: Im Britischen Englisch steht ein Komma nach der Anrede, im Amerikanischen ein Doppelpunkt (Dear Mr Smith:). Beide Varianten sind im Abitur OK – bleibe konsistent!
3. Opening (Einleitung, 1-2 Sätze)
Erkläre kurz, warum du schreibst:
- I am writing to inquire about...
- I would like to apply for the position of...
- I am writing to complain about...
- I am writing in response to your advertisement...
4. Body (Hauptteil, 2-3 Absätze)
Hier lieferst du Details und Informationen:
- 1. Absatz: Hauptanliegen erklären
- 2. Absatz: Details, Beispiele, Begründungen
- 3. Absatz (optional): Weitere Informationen oder Fragen
5. Closing (Schluss, 1 Satz)
Bedanke dich und nenne nächste Schritte:
- Thank you for your time and consideration.
- I look forward to hearing from you.
- Please do not hesitate to contact me if you need further information.
6. Sign-off (Grußformel)
Wichtig: Die Grußformel hängt von der Anrede ab!
Yours sincerely vs. Yours faithfully:
✅ Name bekannt: Yours sincerely, (Dear Mr Smith → Yours sincerely)
✅ Name unbekannt: Yours faithfully, (Dear Sir or Madam → Yours faithfully)
Amerikanisch: "Sincerely," oder "Yours truly," (für beide Fälle)
✅ Name bekannt: Yours sincerely, (Dear Mr Smith → Yours sincerely)
✅ Name unbekannt: Yours faithfully, (Dear Sir or Madam → Yours faithfully)
Amerikanisch: "Sincerely," oder "Yours truly," (für beide Fälle)
7. Signature (Unterschrift)
Dein vollständiger Name:
Yours sincerely, Sarah Johnson
Formelle Sprache: Dos and Don'ts
Dos (So schreibst du formell)
- Keine Contractions: "I am" statt "I'm", "do not" statt "don't"
- Höfliche Formulierungen: "I would like to...", "Could you please...", "I would be grateful if..."
- Passiv nutzen: "The product was delivered on Monday" (statt "You delivered...")
- Indirekte Fragen: "I would like to know if..." (statt "Is...")
Don'ts (Vermeide in formellen Emails)
- ❌ Umgangssprache: "Hey", "guys", "stuff", "a lot of"
- ❌ Contractions: "I'm", "don't", "can't"
- ❌ Slang: "cool", "awesome", "no worries"
- ❌ Emoticons: 😊 😉 👍 (nie in formellen Emails!)
- ❌ Abkürzungen: "ASAP", "FYI", "btw"
⚠️ Häufiger Fehler:
❌ Informal: "Hey, I wanna apply for the job. Let me know if you're interested."
✅ Formal: "Dear Sir or Madam, I am writing to apply for the position advertised on your website. I would be grateful for the opportunity to discuss my application further."
❌ Informal: "Hey, I wanna apply for the job. Let me know if you're interested."
✅ Formal: "Dear Sir or Madam, I am writing to apply for the position advertised on your website. I would be grateful for the opportunity to discuss my application further."
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Nützliche Formulierungen für Formal Emails
Opening (Einleitung)
- I am writing to inquire about...
- I am writing in response to your advertisement...
- I would like to apply for the position of...
- I am writing to complain about...
- I am writing to request information about...
Body (Hauptteil)
- I would like to know if/whether...
- Could you please provide me with information about...
- I would be grateful if you could...
- I am particularly interested in...
- I have attached my CV for your consideration.
- Unfortunately, I must inform you that...
Closing (Schluss)
- Thank you for your time and consideration.
- I look forward to hearing from you.
- Please do not hesitate to contact me if you need further information.
- I would appreciate a prompt reply.
- I hope to receive your response soon.
Beispiel einer perfekten Formal Email
Subject: Application for the Position of Marketing Manager Dear Mr Smith, I am writing to apply for the position of Marketing Manager advertised on your company's website on 15 January . I have recently completed my degree in Business Administration at the University of London, where I specialized in digital marketing. During my studies, I gained practical experience through an internship at ABC Marketing Agency, where I worked on social media campaigns for international clients. I am confident that my skills and enthusiasm make me a strong candidate for this position. I have attached my CV and a letter of recommendation from my supervisor for your consideration. I would be grateful for the opportunity to discuss my application further in an interview. Thank you for your time and consideration. I look forward to hearing from you. Yours sincerely, Sarah Johnson
Was macht diese Email gut?
- ✅ Klare Subject Line
- ✅ Korrekte Anrede (Name bekannt → Dear Mr Smith)
- ✅ Einleitung erklärt Grund ("I am writing to apply...")
- ✅ Hauptteil liefert Details (Studium, Praktikum)
- ✅ Höfliche Sprache ("I would be grateful...")
- ✅ Keine Contractions ("I am" statt "I'm")
- ✅ Korrekte Grußformel (Dear Mr Smith → Yours sincerely)
Die 8 wichtigsten Regeln für Formal Emails
Top 8 Regeln
- Subject Line: Kurz und präzise ("Application for...", "Inquiry about...")
- Anrede: Name bekannt = Dear Mr/Ms/Dr [Name], unbekannt = Dear Sir or Madam
- Keine Contractions: "I am", "do not", "cannot" (nicht "I'm", "don't", "can't")
- Höfliche Formulierungen: "I would like to...", "Could you please...", "I would be grateful if..."
- Struktur: Einleitung (warum schreibst du?) → Details → Schluss
- Passiv nutzen: "The product was delivered" (statt "You delivered")
- Grußformel: Name bekannt = Yours sincerely, unbekannt = Yours faithfully
- Keine Umgangssprache: Kein "Hey", "cool", "stuff", "no worries"
Checkliste: Ist deine Formal Email perfekt?
Formal Email Checkliste
- ☐ Subject Line ist klar und präzise
- ☐ Korrekte Anrede (Dear Mr/Ms [Name] oder Dear Sir or Madam)
- ☐ Einleitung erklärt Grund ("I am writing to...")
- ☐ Keine Contractions ("I am" statt "I'm")
- ☐ Höfliche Formulierungen ("I would like to...", "Could you please...")
- ☐ Keine Umgangssprache ("Hey", "cool", "stuff")
- ☐ Keine Emoticons 😊 oder Abkürzungen (ASAP, FYI)
- ☐ Schluss bedankt sich ("Thank you for your time...")
- ☐ Korrekte Grußformel (Yours sincerely / Yours faithfully)
- ☐ Vollständiger Name als Unterschrift
Lerncheck: 3 Fragen
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